Como impedir a impressão de células em Excel

Se estiver a utilizar o Office 2010, em “Ficheiro -> Imprimir -> Configurar Página -> Folha (tab)”, a configuração para “Área de impressão” deve ser a que procura. No meu exemplo, apenas as colunas A:J serão impressas; no entanto, tudo é mostrado quando se vê no ecrã.

Este é o aspecto do diálogo:

Isto também pode ser acessível como “Page Layout” → “Page Setup” → (botão de canto) → “Page Setup” → “Sheet”:

Esta solução não requer que tome medidas especiais antes e depois de cada vez que precisar de imprimir o ficheiro.  Baseia-se na ideia de utilizar uma “Área de Impressão”, como sugerido por Terence e Don Livezey.  Coloque a(s) célula(s) que não quer imprimir fora da área de impressão.  Se isso for suficientemente bom para si, está feito.

Mas poderá querer que a(s) célula(s) excluída(s) apareça(m) dentro da área de impressão quando estiver a editar a folha de trabalho.  Nesse caso, para cada célula que queira exibir mas não imprimir:

• Insira uma “forma”.  (Um rectângulo funciona melhor.)  Posicione-o sobre a célula onde pretende que os dados apareçam.  Formate-o visualmente como pretende.  Pode ser melhor não ter nenhuma linha de fronteira.  Defina a cor de preenchimento para o que quiser para a cor de fundo, ou nenhum preenchimento para deixar a cor de preenchimento da célula subjacente aparecer (e tornar a própria forma invisível).
• Configure a forma para exibir o conteúdo da célula desejada, seleccionando a forma e depois digitando uma referência (por exemplo, =D15) _ na barra de fórmula no topo_.  Não digite apenas na forma; se o fizer, a fórmula (=D15) será exibida literalmente. & - Clique com o botão direito do rato na forma e seleccione “Formatar Forma”.  Em Propriedades, pode seleccionar se a forma é impressa ou não (desmarcando a caixa de verificação “Imprimir objecto”).  (No Excel 2013, isto está em “Opções de Forma” → “Tamanho e Propriedades” → “Propriedades”).

Pode aplicar a formatação normal (não condicional) para o conseguir. Seleccione a célula, linha, e/ou coluna em questione e vá para “Formatar Células”, que é acessível através da fita (“Home” → “Cells” → “Format”) ou o atalho de teclado Ctrl+1.

No separador “Number”, seleccione Category = “Custom” e para “Type” introduza:

"";"";"";""

ou simplesmente

;;;

Isto diz ao Excel para mostrar uma cadeia de caracteres vazia se a célula contiver um número positivo, um número negativo, um texto zero ou (não numérico). Assim, qualquer valor que não seja um erro será escondido no ecrã e quando impresso.

Resolvi o mesmo problema criando uma folha separada e copiando um link para a informação nela contida. Para fazer isto, destacar toda a folha original e copiá-la (Ctrl+C). Ir para a nova folha e clicar com o botão direito do rato na primeira célula. Seleccione o ícone do link nas Opções de Colar. Tudo colado será sem formatação, pelo que terá de corrigir isto. As células vazias conterão zeros. Isto pode ser corrigido indo a “File” → “Options” → “Advanced” e desmarcando a caixa “Show a zero in cells that have a zero value”.

Pode agora apagar quaisquer células, filas ou colunas que não queira que apareçam nas impressões. A folha impressa será actualizada à medida que a folha original for sendo actualizada.

Se, como eu, tiver uma folha base que copie por diferentes períodos de tempo ou fins, pode criar esta folha de impressão para a folha base. Quando precisar de um novo par, basta copiar ambas as folhas e a nova folha de impressão será ligada à nova folha.

Quando eu precisava de fazer o que está a dizer, o que eu faria é:

Use a função no editor de código (VBA):

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

para esconder as colunas ou filas, fazer a impressão, e depois escondê-las.

Exemplo:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
        Cancel = True
        Application.EnableEvents = False
        Application.ScreenUpdating = False
        With ActiveSheet
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
        End With
        Application.EnableEvents = True
        Application.ScreenUpdating = True
    End If
End Sub

Ou mudar a respectiva parte para ocultar colunas (este exemplo oculta as colunas B e D):

With ActiveSheet
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
            .PrintOut
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
        End With

Ou ocultar todas as linhas com uma célula em branco na coluna A:

With ActiveSheet
            On Error Resume Next
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
            On Error GoTo 0
        End With

Links:

• Esconder linhas, colunas ou células ao imprimir uma folha
• Impedir a impressão de células específicas
• Como acrescentar VBA no MS Office?

Não tenho pontos de reputação suficientes para comentar outros posts, por isso vou acrescentar uma “resposta” com algumas observações. Tive a mesma necessidade ou similar, e há prós e contras a várias abordagens.

• Definir área de impressão: Isto pode funcionar dependendo da disposição da folha, mas não lida muito bem com uma selecção de área de impressão não contígua. Ou, talvez lide muito bem com ela, mas a abordagem seleccionada não funciona no meu caso. Por exemplo, se eu tiver uma folha de cálculo com as colunas A-E, e quiser esconder as colunas B e D na impressão, então coloca cada coluna impressa {A, C, E} numa página separada. Não era bem o que eu queria.

• Colocar o texto a branco sobre branco: Poderia funcionar em alguns casos, mas ATENÇÃO: não impede que os dados ocultos vazem. Se estiver a tentar ocultar informação sensível, saiba que se imprimir em PDF, os dados continuarão a estar presentes no ficheiro PDF. Mesmo sendo branco sobre branco, ainda está lá, e pode ser copiado/colado para fora do ficheiro PDF.

Prefiro a abordagem que utiliza macros para ocultar as colunas seleccionadas no momento da impressão, embora me aperceba que isso pode não ser aplicável ou a melhor escolha em todas as situações.

Pode “esconder” filas ou colunas inteiras clicando com o botão direito do rato na fila/coluna e seleccionando “Ocultar”. Isto evitará que a linha/coluna seja impressa (ou exibida). Se tiver várias linhas/colunas, pode realçá-las clicando em “arrastar” se estiverem uma ao lado da outra ou clicando em Ctrl+clique se não estiverem uma ao lado da outra. Quando as linhas/colunas estão ocultas, o seu número/carta não é mostrado. Para as desmarcar basta destacar as linhas/colunas de cada lado e “clique com o botão direito do rato” e seleccionar “Desmarcar”.

Não tenho a certeza se é possível impedir a impressão de células individuais para além de alterar a cor da fonte. Talvez consiga automatizar isto com formatação condicional.

Para evitar que a fila ou o colum se imprima, pode ocultar a vista:

1. seleccionar fila(s)/coluna(s)
2. Clique com o botão direito do rato sobre ela
3. Escolha “Ocultar” no menu de contexto

A forma alternativa é criar grupo e depois colapsar:

1. Seleccione linha(s)/coluna(s)
2. Escolha Dados* separador (em fita) -> Grupo botão em Outline grupo

Agora pode rapidamente colapsar/expandir linha(s)/coluna(s) para edição/impressão.

Veja também o vídeo descrevendo múltiplas formas de esconder células (incluindo as descritas acima).

Fui pelo caminho do “conteúdo claro” e posso dizer que, num dia ocupado, não é difícil esquecer de desfazer algo só por causa da impressão.

O meu processo desde então consiste em ter um separador “working” (fonte), com uma mensagem “não tocar” a nenhum colega que trabalhe no meu ficheiro, bem como um separador “imprimir” (destino) que tira directamente do separador “working” sem ter de se preocupar em limpar, esconder, ou lembrar de colocar de volta.

Quando actualizo a fonte, o destino recebe toda a informação de que necessita, e não perco horas de trabalho que deveria ter feito melhor em fazer cópias de segurança.

Também, faça o backup dos seus ficheiros, hehehe.

Saúde

Tendo em conta os conselhos anteriores que a fonte branca pode ser visível na impressão de PDF, uso a seguinte técnica:

Usar uma célula fora da área de impressão com uma entrada “1” ou “0”.

I, em seguida, referir-me a este campo na formatação condicional de todas as células necessárias para não imprimir.

Se A1=0, então definir o formato para a fonte branca.

Se A1=1 então defina o formato para preto ou qualquer tipo de letra a cores que desejar.

A segunda linha pode não ser necessária, mas também permite destacar áreas usando números diferentes para um intervalo ou células individuais para os fundos, margens e fontes que escolher, seleccionando um intervalo de números na célula A1.

Para além de esconder colunas ou filas, como é sugerido acima. Poderá olhar para Vistas Personalizadas como uma forma simples de aplicar e des-aplicar o que não quer mostrar.

Por exemplo, se imprimir uma coluna para um vendedor, outra para um armazém, e outra com tudo, poderá criar uma vista personalizada para cada uma delas e mudar facilmente para qualquer uma delas.

Outra forma simples é limpar temporariamente o conteúdo da célula destacando as células seleccionadas - clique com o botão direito do rato e seleccione “Limpar conteúdo”.

Agora pode imprimir e depois clicar no botão “Desfazer” e tudo volta ao normal.